LA GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SULLA SICUREZZA SUL LAVORO

Il primo passaggio che un’azienda deve compiere quando decide di affrontare in modo serio e organico la questione della sicurezza sul lavoro afferisce all’area organizzativa.
È necessario che tutta la documentazione prodotta venga archiviata e organizzata secondo uno schema logico. I benefici della corretta strutturazione di tale sistema consentono un più veloce reperimento della documentazione utile a far fronte sia a richieste da parte degli Organi Competenti in caso di ispezione.
Tale adempimento riguarda tutte le aziende/ditte in cui sono presenti lavoratori dipendenti o equiparati (con riferimento agli artt. 2 e 3 del D.Lgs. 81/2008).
Di seguito sono elencati i principali documenti relativi alla sicurezza sul lavoro di cui l’azienda deve essere in possesso.

DOCUMENTAZIONE AZIENDALE
- Visura CCIAA
- DURC
- Doc. Datore di Lavoro

NOMINE
La normativa sulla sicurezza prevede la presenza di specifiche lettere di nomina per alcune figure. Pertanto, è necessario conservare tali lettere di nomina debitamente controfirmate dagli interessati.
Le nomine sono le seguenti:
- RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione)
- Addetti Antincendio – Addetti Primo Soccorso
- Verbale di elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza

DOCUMENTO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI
La valutazione del rischio è lo strumento fondamentale con cui il datore di lavoro analizza tutte le varie categorie di rischio presenti nell’azienda e individua le misure di prevenzione e protezione. Permette di pianificarne l’attuazione, il miglioramento ed il controllo al fine di verificarne l’efficacia e l’efficienza.
È il documento principale che tutte le aziende con almeno 1 lavoratore dovrebbero avere. Le valutazioni in esso contenute devono prendere in esame come recita la normativa “tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori” e devono pertanto riferirsi a tutte le sedi dove il lavoro viene svolto e a tutte le mansioni. Fanno pertanto parte integrante del documento valutazioni più specifiche quali la valutazione per le gestanti (da effettuarsi indipendentemente dalla presenza di lavoratrici in azienda), valutazione del rischio stress etc.

Il DVR deve essere firmato dal Datore di Lavoro, dal Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, dal Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (se eletto) e dal Medico Competente (ove presente).

VERBALI
A seguito di valutazione dei rischi, come misura di protezione potrà essere necessario fornire ai lavoratori i Dispositivi di Protezione Individuale (DPI).
- Verbale di consegna DPI

PIANO DI EMERGENZA
Tale documento analizza le diverse situazioni di emergenza (incendio, primo soccorso, terremoto ecc.) che possono verificarsi in un luogo di lavoro indicando quali poi, di conseguenza, le specifiche modalità operative che dovranno essere attuate per far fronte a tali eventi.
È opportuno allegare l’elenco dei lavoratori che sono stati specificatamente formati a tale scopo: addetti antincendio e primo soccorso.

FORMAZIONE DEL PERSONALE
I lavoratori devono partecipare ai percorsi formativi sanciti dal D.Lgs. 81/08 e dagli Accordi Stato Regioni del 21/12/2011 e del 7/07/2016. La documentazione da conservare è la seguente:
- registri di formazione
- attestati di formazione generale
- attestati di formazione specifica (suddivisi per mansione)
- attestati relativi ai corsi di aggiornamento
- attestati di formazione per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza
- lettere consegna manuali informativi

CERTIFICAZIONI
Ne fanno parte tutti i documenti di natura tecnica inerenti impianti e/o attrezzature.
Qui di seguito un elenco:
- dichiarazione di conformità dell’impianto elettrico
- denuncia di messa a terra
- verbali di verifica periodica dell’impianto elettrico
- libretto centrale termica
- dichiarazione di conformità impianto di condizionamento
- verbali di manutenzione impianti
- verbali di manutenzione relativi agli estintori

L’elenco della documentazione sopra riportato è completo ma non esaustivo, andrà specificatamente tarato sulle caratteristiche dell’azienda.
Da questa lista sono esclusi i documenti (ad esempio relativi alla tutela dell’ambiente, alla gestione dei rifiuti, etc.) che non hanno stretta attinenza con la normativa sulla sicurezza sul lavoro, in particolare con il D.Lgs. 81/2008 e che non rientrano, salvo situazioni eccezionali, nei controlli effettuati dallo Servizio Prevenzione, Igiene e Sicurezza nei Luoghi di Lavoro (SPISLL).